Draaiboek Voorjaarsbeurs – stap voor stap voor standhouders

StandhouderWat moet jij doen?

• Controleer bedrijfsnaam, factuuradres en contactpersonen in de bevestigingsmail.
• Controleer de gekozen standgrootte en standtype op de bevestiging.
• Leg intern vast wie contactpersoon “beurs” is en wie de praktische zaken regelt.

Specifiek per standtype – eerste oriëntatie

Gebruik dit als snelle reality-check of jouw plannen passen binnen de spelregels van je geboekte stand.

• Premium: Bedenk of je vrije standbouw nodig hebt en houd rekening met: max. 350 cm hoogte, volledig zelfdragende zij- en achterwanden, geen bevestiging/ankers in hal of vloer, geen dichte wanden langs het pad.
• Comfort: Realiseer je dat wanden, vloerbedekking en uniforme look vastliggen; geen vrije standbouwelementen of items hoger dan 250 cm toegestaan, en niets aan de wanden vastmaken.
• Basic: Check of presenteren op CC-karren en één rolbanner (max. 1 meter breed, geen extra achterwand of tapijt) past bij je doelen.
• Budget: Check of presenteren op CC-karren, één hoge kruk en één rolbanner zonder extra wanden of vloerbedekking voldoende is.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Bevestigingsmail met factuurgegevens en basisinformatie over het evenement.
• Toegang tot de exposantenpagina met algemene info en voorwaarden.
• Een vast aanspreekpunt voor vragen (mail/telefoon).

StandhouderWat moet jij doen?

• Controleer je standnummer en positie op de plattegrond.
• Log in op de webshop en maak een lijst van gewenste faciliteiten (stroom, water, internet, meubilair).
• Beslis of je meedoet met Bezoekersfavoriet of andere awardcategorieën en meld je aan.

Check per standtype – presentatie & wanden

Voordat je materialen gaat bestellen of ontwerpen laat maken, check of dit past binnen de vaste spelregels van jouw standtype.

• Premium: Noteer dat je volledige vrijheid hebt in standbouw binnen max. 350 cm hoogte, maar met zelfdragende wanden en zonder boren, schroeven of verankering in hal of vloer. Geen dichte wand langs het gangpad plannen.
• Comfort: Houd rekening met vaste witte panelen (250 cm hoog), standaard vloerbedekking en dat er geen eigen hoge panelen of banners boven 250 cm mogen worden toegevoegd. Je mag niets vastmaken aan de wanden (geen schroeven, tape, nietjes).
• Basic: Plan je presentatie volledig op CC-karren. Geen zij- of achterwanden, geen vloerbedekking, maximaal één rolbanner (ca. 1×2 m) en geen achtergronddoek of extra banners opnemen in je plan.
• Budget: Idem als Basic: presentatie op CC-karren, geen vloerbedekking, geen extra wanden, maximaal één rolbanner (ca. 1×2 m).

BeursteamWat kun je verwachten?

• Online plattegrond met alle standnummers.
• Webshop met bestelmogelijkheden voor stroom, waterpunten, extra verlichting, meubilair en schoonmaakpakketten.
• Aanmeldformulier voor Bezoekersfavoriet en andere wedstrijden.
• Automatische bevestiging van je bestellingen per e-mail.

StandhouderWat moet jij doen?

• Lever je definitieve ontwerp (plattegrond, visuals, maatvoering) aan via het uploadportaal.
• Bevestig met je standbouwer dat alle wensen zijn afgestemd (lichtpunten, ophangpunten, water, opslag).

Alleen Premium – extra verplicht

• Zorg dat je ontwerp voldoet aan alle Premium-voorwaarden: max. 350 cm hoogte, zelfdragende wanden, geen verankering in gebouw en geen dichte wand langs het pad.
• Check of alle wanden die hoger zijn dan 250 cm netjes zijn afgewerkt naar aangrenzende stands.
• Dien het ontwerp uiterlijk vandaag in voor schriftelijke goedkeuring.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Controle van je ontwerp op brandveiligheid, hoogte en algemene richtlijnen.
• Terugkoppeling als er aanpassingen nodig zijn.
• Definitieve bevestiging van je standontwerp en technische voorzieningen.

StandhouderWat moet jij doen?

• Loop je bestellingen in de webshop nog één keer na (stroom, internet, meubilair, schoonmaak, watergift).
• Controleer of je voldoende lunchpakketten/consumpties hebt besteld voor je team, indien van toepassing.

Check per standtype – wat kun je wel/niet bijbestellen?

• Premium: Rond bestellingen af voor stroom, licht, ophangpunten en eventuele extra vloer of meubels. Houd er rekening mee dat je niets mag bevestigen in vloer, wanden of dak van de hal.
• Comfort: Bestel stroom en verlichting indien nodig. Onthoud dat vloerbedekking, wanden en maximale hoogte al vastliggen en niet kunnen worden aangepast via de webshop.
• Basic: Bestel alleen stroom (als je dat nodig hebt); geen vloerbedekking of extra wanden mogelijk. Check of extra meubilair wel praktisch is tussen de CC-karren.
• Budget: Idem als Basic: alleen stroom is bij te boeken, geen vloerbedekking of extra wanden. Bedenk of je één extra zitplek of tafel nodig hebt naast de standaard hoge kruk.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Bevestiging van alle webshopbestellingen.
• Een overzicht van de door jou afgenomen services (bijv. dagelijkse standreiniging, stofzuigen, watergift planten).
• Laatste reminder per mail dat de webshop sluit en wijzigingen daarna niet gegarandeerd zijn.

StandhouderWat moet jij doen?

• Deel de praktische info (route, parkeren, badges, openingstijden) met je hele standteam.
• Maak een personeelsplanning per dag.
• Check of je zelf nog materialen mee moet nemen: laptop, verlengsnoeren, pen en papier, visitekaartjes, promomateriaal.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Een exposantenbrief met openingstijden, opbouwtijden, routebeschrijving en parkeerinformatie.
• Informatie over waar en wanneer lunchpakketten kunnen worden opgehaald (indien afgenomen).
• Een overzicht van de standaardvoorzieningen per stand: basisverlichting, stroompunt(en) volgens specificatie, algemene schoonmaak van de gangpaden.

StandhouderWat moet jij doen?

• Plaats wanden, vloer en grote elementen (balie, meubilair, displays).
• Laat zware items gelijk op de juiste plek zetten.
• Controleer of je bestelde stroompunten op de juiste plaats zitten.

Standtype-check – gebruik voor alle opbouwdagen

Gebruik de checklist hieronder op alle opbouwdagen (29, 30 en 31 januari) om te controleren of je binnen de regels van je standtype blijft.

• Premium: Zijn alle wanden zelfdragend (niet vastgezet aan hal, dak of vloer)? Is geen enkel element hoger dan 350 cm? Zijn eventuele wanden boven 250 cm netjes afgewerkt richting je buren? Heb je geen dichte wand langs het gangpad gebouwd?
• Comfort: Gebruik je uitsluitend de geleverde panelen en vaste vloerbedekking? Plaats je geen eigen panelen of constructies hoger dan 250 cm? Heb je niets aan de wanden bevestigd met schroeven, spijkers, nieten of tape?
• Basic: Staan alle planten op CC-karren? Heb je maximaal één rolbanner geplaatst (zonder extra achterwand/doek)? Heb je geen eigen vloerbedekking of extra wanden toegevoegd?
• Budget: Idem als Basic: presentatie op CC-karren, maximaal één rolbanner, geen extra tapijt of wanden. Staat de standaard hoge kruk op een logische plek en blokkeert deze geen looppaden?

BeursteamWat kun je verwachten?

• Toegankelijk hallencomplex en bemand servicepunt voor technische vragen.
• Basisstroom op de stand volgens je bestelling, hoofdverlichting in de hal.
• Hulp bij praktische vragen over routing, laden/lossen en veiligheid.

StandhouderWat moet jij doen?

• Hang banners, doeken en signing op (met inachtneming van de regels van jouw standtype).
• Plaats planten, productpresentaties en showtafels.
• Test verlichting, schermen en eventuele demo-opstellingen.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Technische dienst voor storingen aan stroom of verlichting.
• Mogelijkheid om extra materialen te bestellen zolang de voorraad strekt (op nacalculatie).
• Algemene schoonmaak van de hallen aan het eind van de dag.

StandhouderWat moet jij doen?

• Werk de stand af: schoonmaak, styling, planten water geven.
• Leg prijslijsten, visitekaartjes en order-/leadformulieren klaar (of digitale variant).

BeursteamWat kun je verwachten?

• Eventuele service voor bestelde standreiniging (bijvoorbeeld stofzuigen voorafgaand aan dag 1).
• Controle op vrijhouden van looppaden en nooduitgangen.
• Laatste praktische mededelingen over de openingsdag.

StandhouderWat moet jij doen?

• Loop de stand na alsof je bezoeker bent en corrigeer wat stoort.
• Controleer dat alle kabels veilig zijn weggewerkt en nooduitgangen vrij zijn.
• Brief je team over rolverdeling, aanbod en doelstellingen.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Geen toegang meer voor nieuwe goederen; alleen nog afstylen mogelijk.
• Eventuele nagekomen schoonmaakdiensten volgens je bestelling.
• Laatste update per mail of app over openingstijden en programma.

StandhouderWat moet jij doen?

• Minimaal een uur voor opening aanwezig zijn met je team.
• Actief leads registreren (digitale tool of pen en papier).
• Zichtbaarheid van genomineerde noviteiten controleren.
• Afspreken wie namens jouw bedrijf aanwezig is bij de awardceremonie en borrel.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Geopende hallen, ontvangstteam bij de ingang en informatiebalie.
• Stroom en internet (indien besteld) operationeel bij aanvang.
• Bestelde lunchpakketten beschikbaar op de afgesproken tijd/locatie.
• Dagelijkse basisreiniging van gangen en sanitaire voorzieningen; optioneel extra standreiniging indien besteld.

StandhouderWat moet jij doen?

• Focus op laatste orders en vervolgafspraken; noteer concrete follow-up datums.
• Na sluiting: gestructureerd afbouwen, materialen labelen en transport organiseren.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Zelfde voorzieningen als dag 1 (stroom, water, lunchpakketten indien besteld).
• Signaalmoment voor start afbouw; duidelijke instructies over rijroutes en tijdvakken voor uitrijden.
• Ondersteuning door de technische dienst en beveiliging tijdens afbouw.

StandhouderWat moet jij doen?

• Controleren of je standbouwer al het materiaal heeft opgehaald.
• Laat geen goederen, afval of planten achter die niet zijn afgestemd met de organisatie.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Begeleiding van standbouwers bij de afbouw.
• Definitieve controle van de hallen en contact als er nog materialen van jou zijn gevonden.

StandhouderWat moet jij doen?

• Alle leads binnen een week na de beurs opvolgen (offertes, afspraken, mail).
• Intern evalueren wat goed ging en wat beter kan voor de volgende editie.
• Bepalen of je dezelfde standgrootte en standplaats wilt reserveren voor de volgende beurs.

BeursteamWat kun je verwachten?

• Definitieve factuur van deelname en bestelde extra services.
• Online evaluatieformulier om feedback te geven.
• Informatie over inschrijving en mogelijkheden voor de volgende editie.