Draaiboek Voorjaarsbeurs – Standhouders

Draaiboek Voorjaarsbeurs – stap voor stap voor standhouders

Onderstaand overzicht begeleidt je chronologisch door de Voorjaarsbeurs heen. Per datum zie je:

  • wat jij als standhouder moet doen (met afvinkvakjes);
  • wat het beursteam voor je regelt;
  • welke links/QR-codes je nodig hebt;
  • en waar jouw specifieke standtype aanvullende regels heeft.

Alle data, tijden en URL’s zijn voorbeeldwaarden en moeten nog afgestemd worden op de actuele planning.

Direct na inschrijving

Bevestiging deelname en eerste checks

StandhouderWat moet jij doen?

Specifiek per standtype – eerste oriëntatie

Gebruik dit als snelle reality-check of jouw plannen passen binnen de spelregels van je geboekte stand.

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Bevestigingsmail met factuurgegevens en basisinformatie over het evenement.
  • Toegang tot de exposantenpagina met algemene info en voorwaarden.
  • Een vast aanspreekpunt voor vragen (mail/telefoon).
Dinsdag 4 november

Plattegrond en webshop live

StandhouderWat moet jij doen?

Check per standtype – presentatie & wanden

Voordat je materialen gaat bestellen of ontwerpen laat maken, check of dit past binnen de vaste spelregels van jouw standtype.

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Online plattegrond met alle standnummers.
  • Webshop met bestelmogelijkheden voor stroom, waterpunten, extra verlichting, meubilair en schoonmaakpakketten.
  • Aanmeldformulier voor Bezoekersfavoriet en andere wedstrijden.
  • Automatische bevestiging van je bestellingen per e-mail.
Donderdag 1 januari

Deadline premium standontwerpen

StandhouderWat moet jij doen?

Alleen Premium – extra verplicht

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Controle van je ontwerp op brandveiligheid, hoogte en algemene richtlijnen.
  • Terugkoppeling als er aanpassingen nodig zijn.
  • Definitieve bevestiging van je standontwerp en technische voorzieningen.
Zondag 18 januari

Laatste dag webshop

StandhouderWat moet jij doen?

Check per standtype – wat kun je wel/niet bijbestellen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Bevestiging van alle webshopbestellingen.
  • Een overzicht van de door jou afgenomen services (bijv. dagelijkse standreiniging, stofzuigen, watergift planten).
  • Laatste reminder per mail dat de webshop sluit en wijzigingen daarna niet gegarandeerd zijn.
Week voor de beurs

Praktische informatie & voorbereiding standcrew

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Een exposantenbrief met openingstijden, opbouwtijden, routebeschrijving en parkeerinformatie.
  • Informatie over waar en wanneer lunchpakketten kunnen worden opgehaald (indien afgenomen).
  • Een overzicht van de standaardvoorzieningen per stand: basisverlichting, stroompunt(en) volgens specificatie, algemene schoonmaak van de gangpaden.
Donderdag 29 januari

Opbouwdag 1 – standstructuur

StandhouderWat moet jij doen?

Standtype-check – gebruik voor alle opbouwdagen

Gebruik de checklist hieronder op alle opbouwdagen (29, 30 en 31 januari) om te controleren of je binnen de regels van je standtype blijft.

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Toegankelijk hallencomplex en bemand servicepunt voor technische vragen.
  • Basisstroom op de stand volgens je bestelling, hoofdverlichting in de hal.
  • Hulp bij praktische vragen over routing, laden/lossen en veiligheid.
Vrijdag 30 januari

Opbouwdag 2 – inrichting & signing

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Technische dienst voor storingen aan stroom of verlichting.
  • Mogelijkheid om extra materialen te bestellen zolang de voorraad strekt (op nacalculatie).
  • Algemene schoonmaak van de hallen aan het eind van de dag.
Zaterdag 31 januari

Opbouwdag 3 – finetuning

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Eventuele service voor bestelde standreiniging (bijvoorbeeld stofzuigen voorafgaand aan dag 1).
  • Controle op vrijhouden van looppaden en nooduitgangen.
  • Laatste praktische mededelingen over de openingsdag.
Maandag 2 februari

Laatste check – geen goederen meer naar binnen

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Geen toegang meer voor nieuwe goederen; alleen nog afstylen mogelijk.
  • Eventuele nagekomen schoonmaakdiensten volgens je bestelling.
  • Laatste update per mail of app over openingstijden en programma.
Dinsdag 3 februari

Beursdag 1 + Awardceremonie

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Geopende hallen, ontvangstteam bij de ingang en informatiebalie.
  • Stroom en internet (indien besteld) operationeel bij aanvang.
  • Bestelde lunchpakketten beschikbaar op de afgesproken tijd/locatie.
  • Dagelijkse basisreiniging van gangen en sanitaire voorzieningen; optioneel extra standreiniging indien besteld.
Woensdag 4 februari

Beursdag 2 + start afbouw

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Zelfde voorzieningen als dag 1 (stroom, water, lunchpakketten indien besteld).
  • Signaalmoment voor start afbouw; duidelijke instructies over rijroutes en tijdvakken voor uitrijden.
  • Ondersteuning door de technische dienst en beveiliging tijdens afbouw.
Donderdag 5 februari

Afbouw arrangeurs & standbouwers

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Begeleiding van standbouwers bij de afbouw.
  • Definitieve controle van de hallen en contact als er nog materialen van jou zijn gevonden.
Na de beurs

Facturatie, opvolging en evaluatie

StandhouderWat moet jij doen?

BeursteamWat kun je verwachten?

  • Definitieve factuur van deelname en bestelde extra services.
  • Online evaluatieformulier om feedback te geven.
  • Informatie over inschrijving en mogelijkheden voor de volgende editie.

Let op: deze pagina is een structuurvoorbeeld. Pas tekst, data, tijden, services en links aan op de daadwerkelijke afspraken met het beursteam en de definitieve standreglementen.